為保證普查工作順利進行，余姚市文保所做了大量前期準備工作。2012年4月，該所向浙江省古籍保護中心申報《余姚市文物保護管理所古籍普查》項目，組建普查隊伍，制定《館藏古籍普查實施方案》，進一步細化步驟目標。同時，自籌部分經(jīng)費，添置專業(yè)設(shè)備，如古籍翻拍臺、色卡標尺、相機等專業(yè)工具及參考工具書。
2012年10月上旬，余姚市文保所積極提出申報“浙江省古籍重點保護單位”，為預(yù)期的數(shù)字化應(yīng)用提供更為扎實的系統(tǒng)化基礎(chǔ)。同年10月26日，由浙江省古籍保護中心成立考察組，對余姚市文保所古籍庫實地考察，得到了申報與評選資格的確定認可。
2013年，余姚市文保所當(dāng)年即完成8050冊古籍普查登記。在普查過程中，及時發(fā)現(xiàn)提升空間，改進工作方法，比如普查小組探索出采取信息著錄與書影拍攝、標簽制作流水操作法，提高工作效率。同年11月，該所利用豐富的館藏資源和階段性的普查成果，與余姚市歷史文化名城研究會合作舉辦“姚江家譜展”，社會反響良好。一時間，咨詢和捐贈家譜的熱心市民絡(luò)繹不絕。就在這一年，《黃梨洲先生宋元學(xué)案元孫稺圭校補稿》《（乾�。┯嘁χ尽贰稌a樓文稿》等12部古籍入選第一批《浙江省珍貴古籍名錄》。緊接著，館藏《黃梨洲先生年譜稿》《月峰先生居業(yè)次編》等22部古籍申報第二批《浙江省珍貴古籍名錄》。
此刻，那些在處理過程中的數(shù)字化古籍，亟待有一個清爽而雅致的專門去處。文物保護部門最初的意念更為強烈和明確了——不如建立一個網(wǎng)上的“梨洲文獻館”，不僅用于保存與維護數(shù)字化古籍，而且還不設(shè)任何限制地面向公眾開放，免費閱讀，充分體現(xiàn)公益價值與社會意義。
“這樣一來，我們所做的就更具有歷史感和時代感了�！庇嘁κ形谋Ｋ嘘P(guān)負責(zé)人稱：“如果僅僅只是保護，而未予利用，相當(dāng)于一座未被開采的礦山，其礦物質(zhì)成分如何，得不到時間檢驗與民眾鑒定，誰能肯定地說那是財富呢？”
網(wǎng)絡(luò)共享應(yīng)用
彰顯形象，實效惠民
2015年10月，辛勤的耕耘迎來了收獲季節(jié)。余姚市文保所提前完成古籍普查采集和一審工作，向全國古籍普查平臺上傳數(shù)據(jù)2496條，共普查古籍3120部、34009冊。而這些數(shù)據(jù)已全部通過本級一審，其中780條數(shù)據(jù)已通過省古籍保護中心二審。這意味著余姚市文保所主持開展的古籍普查以圓滿的姿態(tài)謝幕。
經(jīng)過普查，基本掌握古籍收藏數(shù)量、保存狀況及地方文獻收藏等基本內(nèi)容，對館藏古籍的基本信息即古籍?dāng)?shù)據(jù)標識號、書名、卷數(shù)、著者、版本、分類、定級、書影、破損情況及古籍庫房環(huán)境和管理狀況等，進行逐項登記，進一步完善《余姚市文物保護管理所館藏古籍目錄》，為每一部古籍制作了獨一無二的“身份證”。
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