各級文物保護單位管理頭等重要的工作，就是對文物實施有效的保護，但當文物受到不可抗力的毀滅性破壞時，文物檔案是唯一能夠反映文物全面情況的詳細記錄。文物檔案記錄著文物的前世今生，不僅是文物修復的重要依據，在文物學術交流、研究等方面也發(fā)揮著至關重要的作用。
檔案管理中遇到的“四難”
在實際工作中，這些文物檔案的利用和保存都面臨著巨大的挑戰(zhàn)。
第一，規(guī)范難。近年來，國家相繼發(fā)布了《全國重點文物保護單位工作規(guī)范及著錄說明（2014）》和《全國重點文物保護單位記錄檔案卷盒、卷內專用紙規(guī)范》等文件，對文物檔案的制作、分類、歸檔等都做了詳細要求。然而，隨著“互聯(lián)網+”文物保護的興起，文物檔案管理工作不僅局限于實體檔案整理，更重要的是對電子檔案的管理與利用，包括檔案數字化、檔案管理系統(tǒng)建設等。至今，關于這方面的內容還未有相關標準出臺。
第二，保存難。目前國內大部分文物保護單位的檔案保存在普通檔案室內，并無任何恒溫恒濕措施，這對很多歷史檔案是致命的隱患。因為歷史檔案主要以手寫稿、金屬裝訂為主，其中很多還是宣紙、硫酸紙，普遍出現(xiàn)紙張變脆、變薄、金屬釘生銹等情況，保存和使用過程中極易損壞。
第三，查找難。由于大部分文物保護單位在管理檔案時面臨時間跨度大、體量大、分類不清等問題，這大大降低了工作人員對檔案使用的積極性。
第四，共享難。長期以來，文物檔案的保密要求不僅影響了其在文物部門之間發(fā)揮信息互通的作用，更影響到全社會實現(xiàn)信息共享及文化遺產應有的社會效益的發(fā)揮。如何在數字化、網絡化的背景下，形成資源共享，檔案及時更新的機制，加強考古、文保和檔案部門之間的聯(lián)系與合作，實現(xiàn)多贏的目的，成為新時代的重要議題。
不可移動文物檔案管理新模式的探索
早在20世紀50年代，蘇州市文物局就率先開始檔案記錄工作，60余年來，積累了大量的修繕、工程、巡查、基礎信息等檔案資料，資料分散在蘇州市文物局、蘇州文物保護研究所以及各個文保單位，亟須通過新科技手段對瀕危的歷史檔案、新生檔案進行統(tǒng)一管理與利用。
為此，蘇州市文物局在不可移動文物檔案的管理利用方面作出了積極的探索與實踐。2016年7月，蘇州市文物局與江蘇瀚遠科技股份有限公司聯(lián)合，啟動了蘇州市不可移動文物檔案管理新模式探索試驗項目。
項目是以檔案資料最完整、時間跨度最長、檔案類型最為豐富的全國重點文物保護單位云巖寺塔為試點，將其自1952年以來的所有檔案資料進行數據化，紙質檔案數量總計近7000頁，類型覆蓋手寫稿（難辨識）、打印稿、圖紙、照片、影音、三維等，其中大部分檔案處于瀕�；蜉^差的保存狀態(tài)。項目的建設過程主要分為實體檔案整理、檔案管理系統(tǒng)建設、檔案數據化三個階段。
第一階段，實體檔案整理。依據國家文物相關法規(guī)要求及標準說明，完成云巖寺塔檔案資料收集、分類整理、目錄編錄、粘貼、裝訂、裝盒及其檔案資料數字化的工作。
第二階段，蘇州市不可移動文物檔案管理系統(tǒng)建設。以蘇州市文物局、蘇州文物保護研究所、各文物保護單位的業(yè)務使用場景為核心，結合各科研機構或大專院校的研究需求、公眾的教育需求，確定蘇州市不可移動文物檔案管理系統(tǒng)的短期、長期建設內容。
第三階段，檔案數據化，不同于檔案數“字”化，其區(qū)別在于檔案處理過程與成果不同。檔案數“字”化是將紙質檔案掃描轉換成圖片、PDF等格式的電子檔案;檔案“數據化”是將圖片、PDF等格式的電子檔案全部轉化成WORD、TXT等可編輯的檔案，甚至圖紙也會重新繪制。轉換后的檔案資料錄入檔案管理系統(tǒng)中進行管理。
針對問題查找解決方法
蘇州市不可移動文物檔案數據化管理試點項目歷時三個月，順利完成了實體檔案整理、蘇州市不可移動文物檔案管理系統(tǒng)建設以及云巖寺塔檔案數據化工作，探索性地解決了文物保護單位在實際工作中面臨的如下問題。
第一，檔案數據化沒有詳細標準，無從下手？項目在依據國家文物局的相關法規(guī)要求及標準完成實體檔案整理的基礎上，還創(chuàng)造性地編制了《文物檔案數據化標準規(guī)范（試行）》（以下簡稱《規(guī)范》），《規(guī)范》中明確了各個流程的規(guī)范化處理要求，如不同類型檔案掃描分辨率、尺寸標準;文字識別檔案的準確率和排版標準;檔案入庫標準等。為其他文物保護單位提供了參考。
值得一提的是，《規(guī)范》也依據國家標準為每份檔案案卷編制了專屬檔號，作為每份檔案的“身份證號”錄入檔案系統(tǒng)，便于檔案的管理與維護。
第二，大量檔案歷史悠久，保存狀態(tài)瀕危，使用一次就破壞一次？很多檔案已經有四五十年的歷史，尤其是當時絕大部分檔案都是通過金屬釘裝訂，經年累月，金屬釘銹跡斑斑，檔案支離破碎，每次使用都相當于破壞一次。
為此，蘇州市文物局試行了“兩手抓”策略，一方面全面建設檔案管理系統(tǒng)，實行蘇州大市文物檔案數據化，保證用戶可以在不接觸檔案的情況下也能夠查閱、使用檔案。另一方面，抓緊落實實體檔案室管理，爭取讓文物檔案存放在更穩(wěn)定的保存環(huán)境里，避免空氣、水氣以及人為因素的破壞，使“告別紙質檔案，推行電子辦公”成為現(xiàn)實。
第三，找不到需要的檔案？檔案查詢是解決這個問題的最好辦法，然而，普通的檔案管理系統(tǒng)只能實現(xiàn)對檔案標題、關鍵詞的搜索，當工作人員需要了解檔案正文時只能一份份檔案查看，這嚴重限制了檔案的利用率。
蘇州市不可移動文物檔案管理系統(tǒng)率先實現(xiàn)了檔案的“全文檢索”功能。“全文檢索”即將通過技術手段實現(xiàn)對檔案標題、正文、摘要、圖紙、照片、年代等所有文字內容的檢索。假如工作人員在撰寫竣工報告，需要引用之前檔案資料中的內容，只需要通過檢索關鍵詞、選擇檢索條件就可以找到相關檔案，進行下載或復制等操作。
第四，常用檔案每次檢索很麻煩？當文物工作者對檢索到的幾份檔案都有興趣，但下載嫌文件太大時，檔案管理系統(tǒng)中提供了“檔案收藏”功能，用戶可以將常用檔案進行收藏和管理，也可以按照收藏時間等標準進行排序，方便用戶管理和使用常用檔案。
第五，如何共享文物檔案？文物工作者過去面臨的另一個棘手問題是“跨部門借檔案”，每次借閱都需要經過層層審批通過后才能借用，并且使用時間受限制。
蘇州市不可移動文物檔案管理系統(tǒng)采用檔案“統(tǒng)一存儲，多級使用”模式，通過配置各單位、人員對檔案的使用權限，實現(xiàn)跨部門資源共享與利用。例如保密等級不同的檔案，如是公開檔案，所有單位都可以在線查看、下載;如是機密檔案，無須線下申請、蓋章等一系列流程，只需在系統(tǒng)中發(fā)出申請，獲得許可后就可以直接查看檔案。
未來展望
蘇州市文物局對蘇州市不可移動文物檔案管理新模式進行了積極的探索，整合了全市的全國重點文物保護單位、江蘇省重點文物保護單位、蘇州市重點文物保護單位、蘇州市控制保護建筑、蘇州市古構筑物和普查新發(fā)現(xiàn)的文物資源，以云巖寺塔文物檔案資料為基礎，建立了蘇州市不可移動文物檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了文字、多媒體和圖紙等數據的錄入、存儲、查詢、統(tǒng)計和分析等功能。一定程度上實現(xiàn)了文物精細化管理、資源共享和業(yè)務協(xié)同，在提高文物檔案管理工作效率的同時，積極推進成果轉化，使文物資源全民共享。
蘇州市文物局將在現(xiàn)有工作基礎上，結合文物工作者的實際需求，在擴展檔案數據化范圍、深化檔案管理規(guī)范化程度、完善檔案管理系統(tǒng)功能、開發(fā)多元檔案管理載體等方面做進一步的嘗試，促進文物資源信息共享，形成蘇州市文物大數據平臺。
甘公網安備 62292302000106號